Algemene voorwaarden deelname

Voorwaarden en spelregels deelname Proef Eet

Aanmelden

Bij inschrijving gaat u akkoord met de hieronder beschreven voorwaarden. Uw inschrijving is pas definitief na bevestiging van de organisatie. Zolang aan (één van) beide voorwaarden niet is voldaan, heeft u nog geen recht op deelname aan de Proef Eet.

Kosten

De kosten voor een deelnemer (lid van de VHSE) bedragen EUR 650,- excl. 21% BTW. De kosten voor niet-leden van de VHSE, bedragen EUR 1.350,- excl. 21% BTW. Deze kosten zijn inclusief de huur van één pagode, één stroompunt en één waterpunt. Voor elke extra pagode wordt EUR 475,- excl. 21% BTW in rekening gebracht.

We gaan dit jaar gebruik maken van nieuwe hele en halve munten:
Voor elke ingeleverde Duyt (consumentenprijs EUR 3,10 ) ontvangt de deelnemer EUR 2,54 het genoemde bedrag is de omzet inclusief BTW. Deelnemer dient zelf de btw verdeling (hoog/laag) over deze munten te berekenen. De Duyten zijn te halveren en representeren dan een waarde van 1,55. Houd er rekening mee dat de prijs van de gerechten meetelt in de juryscore voor de gouden Duyt.
Over elke ingeleverde Duyt wordt een deel afgedragen aan de Voedselbank en gebruiken wij een deel ter bekostiging van de organisatie. Let op! Over het ontvangen bedrag per munt dient u zelf 9% of 21% btw te berekenen afhankelijk van uw mix in verkopen.

Voorbereiding Proef Eet

De aanvang van Proef Eet is op vrijdag om 17.00 uur.
Het inrichten van de pagodes is mogelijk op donderdag van 16.00 uur tot 24.00 uur en vrijdag van 07.00 uur tot 16.00 uur. In sommige gevallen kun je al eerder beginnen, maar dit zal in de vergaderingen voorafgaand aan het evenement besproken worden.
Neem voor levering of opbouw door uw leveranciers buiten deze tijden contact op met de organisatie. Met vaste leveranciers als Westerhuis, Breukers, De klok/Grolsch en Vrumona kunnen door de organisatie aparte afspraken gemaakt zijn, houdt hier rekening mee.
Op vrijdag vanaf 16.00 uur zijn er géén busjes en auto’s meer toegestaan bij de pagodes.
Het plaatsen en gebruiken van (koel-)aanhangers is uitsluitend toegestaan na vooraf verkregen toestemming van de evenementenmanager Proef Eet. Indien hiervoor toestemming gegeven is, dan is plaatsing op de Oude Markt uitsluitend toegestaan uit het zicht achter de pagodes. Voor wat betreft de Langestraat plaatsing in de Richtersgang en voor wat betreft het Van Loenshof en het Van Heekplein uitsluitend plaatsing in de Windbrugstraat (Walstraat verboden). Voor alle locaties geldt dat vooraf toestemming gevraagd moet worden bij de evenementenmanager Proef Eet. Koelaanhangers dienen door de deelnemer zelf ingehuurd te worden.
Het aankleden van de pagode dient met degelijke en veilige constructies en objecten te gebeuren, de gemeente zal hierop toezien en ondeugdelijke constructies en objecten afkeuren en laten verwijderen. Wil je toch flink uitpakken, anders dan met stijgerbuizen, dan dient je constructie voorzien te zijn van een constructietekening. Deze moeten wij tijdig bij de gemeente aanleveren. Houdt ook rekening met extreme regenval, harde windvlagen, hitte, mensenmassa’s en panieksituaties. En natuurlijk toegankelijkheid voor hulpdiensten. Wil je aankleding, constructies of objecten plaatsen zorg er dan voor dat deze geborgd zijn aan de pagode of door (beton)gewichten zijn verzwaard en zodoende nooit om kunnen vallen of op andere wijze bezoekers, medewerkers of objecten kunnen beschadigen. Kortom heb je mooie plannen, leg ze even voor aan de event manager Proef Eet en voorkom teleurstelling.
Deelnemers aan de Proef Eet worden beoordeelt door de organisatie, een professionele jury en een publieksjury op de volgende onderdelen:
- gastheerschap
- kwaliteit en originaliteit van de gerechten
- prijs van de gerechten
- inrichting en aankleding van de pagode
- ambiance en creativiteit

Gedurende Proef Eet

De pagodes en de ruimte hier omheen moeten gedurende de gehele Proef Eet veegschoon worden gehouden.
Afval dient u te deponeren in de perscontainers. De deelnemers dienen géén gebruik te maken van de publieks kliko’s. Willemsen Schoonmaak zal zorg dragen voor het afvoeren van afval. We vragen elke deelnemer in ieder geval glas, papier en plastic te scheiden. We komen hier in een deelnemersvergadering nog op terug.
Bevoorrading dient op zowel zaterdag als zondag vóór 12.00 uur te gebeuren. Na 12.00 uur heeft u met de auto dan wel bus geen toegang meer tot het Proef Eet terrein.
In aanloop naar het evenement zullen we ook communiceren hoe we omgaan met het nieuwe toegangsbeleid.
Houdt bij het laden, lossen en opbouwen ten alle tijden een doorgang voor uw collega deelnemers, leveranciers en nooddiensten vrij.
Laat u vervoersmiddel niet onnodig bij uw pagode staan tijdens de op- en afbouw, dit geldt ook voor uw leveranciers. Graag zo snel mogelijk weer verplaatsen naar buiten het evenemententerrein, dit om overlast voor winkelend publiek en andere ondernemers te beperken.
Het is niet toegestaan om op de Oude Markt buiten uw pagodes terrasmeubelen, praattafels of andere uitstallingen te plaatsen buiten de daarvoor aangegeven plekken. In de andere straten kun je hierover vooraf in overleg treden met de event manager Proef Eet.
Gedurende de Proef Eet mogen er geen extra (stretch)tenten, auto’s, busjes of andere voertuigen bij de pagodes staan. Tenzij dit vooraf overlegd is met event manager Proef Eet.

Afbouw Proef Eet + inleveren Duyten

Proef Eet eindigt op zondag om 21.00 uur.
Het is deelnemers niet toegestaan voor de eindtijd te beginnen met ontruimen van de pagodes.
Op zondagavond dienen alle pagodes en omliggend terrein leeg en schoon te worden opgeleverd.
Deelnemers dienen zelf al hun vuilnis en afval (waaronder lege flessen) af te voeren naar de glasbakken en de perscontainer op de Klokkenplas.
Deelnemers kunnen de ontvangen Duyten inleveren bij het secretariaat (boven Jansen & Janssen) op de vrijdagavond, op de zaterdag, en de zondag tot 21:00 uur op de maandag aansluitend aan de Proef Eet kunnen tussen 10.00 uur en 12.00 uur de resterende Duyten worden ingeleverd. De Duyten kunnen uitsluitend worden ingeleverd in de daarvoor bestemde gele muntenbakken, deze kunt u ophalen bij het secretariaat.

Watervoorziening

Deelnemers kunnen één wateraansluiting aanvragen via het inschrijfformulier. Deze aansluiting wordt aangeboden in de vorm van een Gardena aansluiting. Met koppelingen van Gardena (door deelnemer zelf te regelen) kunnen waterleidingen eenvoudig doorgeleid worden naar de bewuste apparatuur in de pagode, de slangen en aansluitingen hiervoor dient u zelf te organiseren.
De wateraansluiting wordt op donderdag neergelegd. Zorg ervoor dat je dan controleert of deze op de juiste plek zit. Op vrijdag zijn de monteurs voor de laatste keer aanwezig tot 14:00. De wateraansluiting zal op vrijdag vanaf 12.00 uur voorzien zijn van stromend water. Op de plekken waar afvoer naar het riool mogelijk is, wordt ook een afvoer aangelegd.
Voor een eventueel tweede waterpunt worden extra kosten in rekening gebracht.

Stroomvoorziening

Op het deelnameformulier geeft de deelnemer duidelijk aan welke apparaten u gaat gebruiken en hoeveel stroom de apparaten verbruiken (Watt en voltage; 220v/16A/32A dit vindt u op de achterzijde van het apparaat of kunt u opvragen via uw leverancier).
Stroom wordt geleverd tot aan de pagode. U zorgt zelf voor de verdere stroomverdeling in uw pagode.
Gebruik degelijke stroomkabels en verdeelblokjes om storingen en brand te voorkomen. Niet teveel op een groep!
Ook de verlichting van de pagode is de verantwoordelijkheid van de deelnemer.
Gebruik van eigen (ingehuurde) aggregaten is niet toegestaan.

Entertainment / muziek

De Proef Eet organisatie zorgt tijdens de gehele Proef Eet voor passend entertainment.
Deelnemers mogen zelf bepalen of in de pagodes muziek gedraaid wordt. De muziek mag andere deelnemers niet storen. In overlast situaties beslist de organisatie.
Live muziek en optredens zijn toegestaan uitsluitend na vooraf verkregen toestemming van de Proef Eet organisatie.

Schenken en verkopen van dranken

In verband met onze sponsorovereenkomsten is elke deelnemer verplicht zijn dranken voor dit evenement af te nemen via de Klok dranken (Grolsch). Ook als u nog geen klant bent. De Klok zal per geval kijken naar de gevraagde producten en prijzen. De Klok zal dranken leveren in uw pagode of koelwagen, ook voor evenementenmateriaal kunt u contact opnemen. Restdranken worden mits onaangebroken, uiteraard retour genomen. In het geval van specifieke producten die door de Klok niet geleverd kunnen worden, kan in overleg van bovenstaande afgeweken worden.
In de pagodes mogen tapkranen geplaatst worden, mits de deelnemer Grolsch of aan Grolsch gelieerde bieren verkoopt. Ook hiervoor kan de deelnemer zelf contact opnemen met de Klok/Grolsch. De verkoop van speciaal bieren op fles die niet door de Klok kunnen worden geleverd is uitsluitend na goedkeuring door Grolsch mogelijk, het mogen hier geen concurrerende bieren of dranken betreffen.
Frisdranken die verkocht worden dienen van Vrumona te zijn, te weten Pepsi-Cola, Sisi, 7Up en Sourcy. Ook hiervoor kunt u met Grolsch/De Klok contact opnemen.
Indien deelnemer alcohol verkoopt, dient ten minste één van de medewerkers van deelnemer in het bezit te zijn van het diploma sociale hygiëne.
Overtredingen van wet- en regelgeving met betrekking tot schenken of verkoop van alcoholische dranken, geconstateerd tijdens een door bevoegde instanties uitgevoerde controle, kunnen verwijdering van het evenement tot gevolg hebben. Aanwezige alcoholische dranken mogen maximaal een alcoholpercentage hebben van 14,9%. Het aanwezig hebben van sterkere dranken om te mixen is derhalve dus niet toegestaan! Ook het schenken van alcohol aan jongeren onder de 18 jaar zal extra door de gemeente gecontroleerd worden. Instrueer uw medewerkers dus goed! Eventuele boetes en/of andere sancties, opgelegd door bevoegde instanties, komen geheel voor rekening van deelnemer en kunnen gevolgen hebben voor uw horecavergunning. De Proef Eet organisatie zal hiervan te allen tijde gevrijwaard blijven door de deelnemer die de overtreding begaan heeft.

Standplaats

Het is niet toegestaan om zonder vooraf verkregen schriftelijke toestemming (een gedeelte van) de pagode/standplaats door te verkopen, te verhuren of te verpachten aan (een) andere partij(en).
Het is niet toegestaan om te ruilen van pagode/standplaats zonder vooraf verkregen toestemming van de Proef Eet organisatie.
Deelnemers zorgen zelf voor een nette, verzorgde, gezellige en aantrekkelijke pagode/standplaats.
Pagodes en de standplaatsen dienen er gedurende de gehele Proef Eet verzorgd en opgeruimd uit te zien. Voorraad, verpakkingsmaterialen etc. dienen door de deelnemer uit het zicht van het publiek te worden geplaatst.
Pagodes die zonder bericht aan de Proef Eet organisatie zes uur voor aanvang van de Proef Eet nog leeg zijn, vervallen van deelname aan de Proef Eet. Het inschrijfgeld zal alsnog worden geïncasseerd.
Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het houden aan de brandweervoorschriften. Ook het hebben van (door de brandweer goedgekeurd en gecontroleerd) brandblusapparatuur, blusdekens e.d. is verantwoordelijkheid van de deelnemer. Dit wordt in aanloop naar het evenement door de brandweer en gemeente gecontroleerd.
Houdt er bij het gebruik van vetten, oliën, bbq’s, bakplaten en (fruit)sappen rekening mee dat de vloer van uw pagode en ook de straat er buiten omheen schoongemaakt dienen te worden. De pagodeverhuurder en de gemeente kunnen eventuele schoonmaakkosten in rekening brengen. Tref daarom voorzorgsmaatregelen om vervuiling te voorkomen en check vooraf en na het evenement op aanwezige vervuiling.
Bij sprake van ernstige vervuiling worden schoonmaakkosten van €150,- in rekening gebracht.

Verkoop etenswaren/gerechten

Deelnemers verkopen uitsluitend de producten/gerechten die zij hebben aangegeven op het menuformulier. De gerechten en het jurygerecht dienen uiterlijk 15 juli bekend te zijn. Wijzigingen zijn hierna niet meer mogelijk i.v.m. het Proef Eet boekje dat gedrukt wordt met daarin de aangeven gerechten en Duyt prijzen.
Gedurende de Proef Eet worden ‘Duyten’ verkocht waarmee de consument op het evenement kan betalen. Het is voor deelnemers niet toegestaan om hun producten/gerechten tegen contante betaling of op rekening aan te bieden. Bij constatering van overtreding kan de organisatie overgaan tot het opleggen van een naheffing of besluiten de ingenomen Duyten geheel of gedeeltelijk niet uit te keren aan de deelnemer.
De Proef Eet organisatie is op geen enkele manier aansprakelijk voor de kwaliteit van de door de deelnemers aangeboden koopwaar en eventueel daarmee gepaard gaande consequenties.
Deelnemers dienen ten allen tijde te werken conform HACCP voorschriften. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van deze voorschriften.
Het is verplicht om tijdens het evenement een temperatuurcontrole, met een goede thermometer, uit te voeren op uw bereide en onbereide producten en dit te registreren. Controlerende instanties zullen hier naar vragen.

Overig

De toegang die u nodig heeft om het Proef Eet terrein met auto/bus te kunnen bereiken, ontvangt u twee dagen voor aanvang van de Proef Eet van de Proef Eet organisatie, we hebben hiervoor de kentekens nodig van de auto’s waarmee u opbouwt. Bekeuringen door het foutief doorgeven van kentekens kunnen niet worden teruggedraaid.
De Proef Eet organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade aan personen, (gehuurde) materialen en/of aanwezige goederen. Deelname aan Proef Eet is op risico van de deelnemer. Ook schade aan pagodetenten en andere door de organisatie ingezette evenementenmaterialen zullen op de deelnemer worden verhaald mits hier sprake is van onjuist gebruik of opzettelijke beschadiging.
De Proef Eet commissie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor omzetderving door onvoorziene omstandigheden, slechte weersomstandigheden of afgelastingen van hogerhand. In al deze gevallen zal er geen sprake zijn van mogelijkheid tot terugvordering van de inschrijfkosten.

Annulering

Annuleren kan uitsluitend schriftelijk en per mail geschieden. Annuleringen die de Proef Eet organisatie voor 1 juli 2023 heeft ontvangen zijn kosteloos.
In verband met Covid-19 kan de organisatie besluiten het evenement niet door te laten gaan, in dat geval brengen we geen deelnamekosten in rekening.
Bij annuleringen die na 1 juli 2023 binnenkomen bij de Proef Eet commissie dient het deelnamebedrag te worden voldaan.